Vues, groupes, tris et filtres dans les bases de données

Que ce soit dans Airtable, Notion ou Coda, dès que les données sont dans le système, il est possible de les présenter de multiples manières, à différents endroits, sous différentes formes plus ou moins complètes ou pas.
Alors qu’on a beaucoup abstrait jusqu’ici, beaucoup généralisé pour créer des bases de données solides et structurées, on veut maintenant spécialiser ce qu’on voit, ne voir que l’utile, que ce qui doit être vu.

Les vues

La vue de base, c’est un tableau, avec lignes et colonnes : c’est celle dont on parle depuis le début. Mais on a aussi, selon les plateformes, d’autres vues possibles.
Calendrier et Chronologie se concentrent sur les dates, les listes, par exemple et rendent la lecture encore plus simple. 
Les galeries permettent de tirer profit des éventuelles images, c’est une présentation en même temps esthétique mais qui prend de l’espace, qui elle aussi, permet de montrer moins de données mais est néanmoins utile dans certains cas.
Gantt et Kanban sont très spécialisés dans la gestion de projet. Là encore, vue spécialisée, usage précis : c’est le principe des vues. On peut voir les données, mais on peut choisir de ne pas tout voir, pas tout le temps, pas n’importe comment. 
Chaque plateforme, Notion, Airtable, Coda, a ses petites particularités, mais comme toujours, les grands principes sont les mêmes, les vues sont sensiblement liées aux mêmes usages.
Dernière précision, vous pouvez même avoir plusieurs vues du même type : plusieurs tableaux, plusieurs calendriers, plusieurs kanbans. Pourquoi faire me demanderez-vous ? Car pour aller encore plus loin dans la spécialisation de chaque vue, pour réellement en faire un usage utile, pratico-pratique au jour le jour, il sera sans doute utile de grouper, trier et filtrer les données.

Grouper

Une autre possibilité offerte par toutes les plateformes qui nous occupent, un autre moyen de spécialiser, c’est donc le groupement des données. 
Après avoir abstrait nos données au début du processus, grouper va permettre de rediviser virtuellement l’ensemble des données.
Par exemple, si j’en reviens à ma table des PERSONNES, je peux reprendre les métiers et refaire des groupes. 
Tarantino sera alors bien visible dans le groupe des réalisateurs, le groupe des scénaristes et le groupe des acteurs. 
Nolan sera visible dans le groupe des scénaristes et dans le groupe des réalisateurs. 
Ce n’est plus un souci. Ils sont bien stockés à un seul endroit, mais visibles de plusieurs manières et à plusieurs endroits. Tout va bien. On a respecté les grands principes des bases de données, mais, là on veut être précis, pointu, utile.
Pour terminer, on peut encore aller plus loin dans la spécialisation grâce aux tris et aux filtres.

Principes des bases de données

Principe n°1 : Abstraire
Principe n°2 : Structurer
Principe n°3 : Lier
Bonus : Conventions de nommage

Lookup, Rollup et Agrégations

Lookup, Count et Rollup dans Airtable
Les agrégations dans Notion
Les formules et les langages

Vues, groupes, tris et filtres

Les vues
Grouper
Trier et filtrer

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Trier et filtrer

Dernière manière de rester fidèle aux grands principes, trier et filtrer permettent de tirer la moelle substantifique de ces données que vous avez si soigneusement accumulées et structurées.
Trier, c’est choisir l’ordre dans lequel vous allez afficher les données. Ordre alphabétique, chronologique, du plus grand au plus petit ou l’inverse, tri d’une manière sur une colonne puis d’une autre manière sur l’autre colonne, tout est possible sur toutes les plateformes dignes de ce nom. 
Pensez simplement à l’ordre dans lequel vous allez placer vos filtres. Est-il plus important de classer les PERSONNES par date de naissance d’abord et par ordre alphabétique ensuite, ou l’inverse ? Selon votre projet et ses besoins, ce sera à vous de déterminer ça au démarrage de votre projet.
Filtrer, c’est la dernière possibilité offerte par toutes les plateformes. C’est encore plus réduire, selon une série de critères, ce qui va être affiché. C’est déterminer qu’on ne veut voir que les FILMS d’une telle année, les PERSONNES liées à tel ou tel PAYS, les FILMS qui ne sont pas encore sortis, qui ont une bande-annonce mais qui n’ont pas été produits aux Etats-Unis.
On a donc, si on prend ces trois derniers exemples, un filtre lié à une valeur, une année précise, un filtre lié à une relation avec une autre table, ou une série de filtres imbriqués les uns dans les autres. 
Encore une fois, les possibilités sont infinies. 
C’est pour ça que vous devez planifier, caractériser, schématiser à l’avance, pour ne pas être perdu par l’immensité des possibilités. Les outils nocode permettent d’être plus rapides, plus autonomes, plus efficaces sans doute. Mais avec de grands pouvoirs… Enfin vous connaissez la chanson hein.
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